Philip Urech travaille au SEM comme « Innovation Fellow ». Avec l’aide de citoyens, il a développé un prototype d’application permettant à une personne étrangère en Suisse de clarifier ses possibilités en vue d’une naturalisation.
La question qui se posait au début était celle-ci : quel but peut-on atteindre au SEM en l’espace d’une année avec de l’innovation ciblée ? Philip Urech, qui connaît bien l’informatique et les processus d’innovation, était l’homme qui devait répondre à cette question.
Une année ne suffit évidemment pas pour réinventer la roue de la migration. Par où fallait-il donc commencer ? Philip Urech a d’abord analysé les nombreuses demandes de citoyens qui parviennent chaque jour au SEM et très vite, le thème de la naturalisation a émergé comme un bon candidat.
Un formulaire pour chaque cas
Pour se faire naturaliser en Suisse, il faut faire une demande, cette première étape vaut pour tout le monde. Mais là s’arrêtent, ou presque, les éléments communs. Les conditions à remplir et les questions auxquelles une réponse doit être donnée varient fortement selon la situation de chaque candidat. La personne est-elle ressortissante d’un État de l’UE ou de l’AELE ? Est-elle mariée à un Suisse ou une Suissesse ? Depuis combien de temps séjourne-t-elle en Suisse ? Quel âge a-t-elle ? Le formulaire à remplir dépend des réponses à ces questions.
Guider la personne à travers ce dédale de questions pour qu’à la fin elle sache ce qui vaut pour elle – tel est devenu au fil du temps le but à atteindre pour Philip Urech.
Itération après itération après itération
Monsieur Urech ne travaille pas tout seul. Il a utilisé méthodiquement des processus d'innovation permettant aux personnes les plus diverses d’apporter leur expertise et leur avis – c’est ce qu’on appelle la co-création. Ont été impliqués tant des spécialistes du SEM que des personnes étrangères candidates à une naturalisation. « Nous n’avons rien inventé, juste appliqué des processus éprouvés », explique Philip Urech en émaillant son discours de ces anglicismes dont l’innovation est friande : design-thinking, rapid prototyping ou encore agile development. « Le principal était d’associer en continu des experts et des utilisateurs finaux. »
Régulièrement, Philip Urech organisait des sprint reviews – un instrument qui est aujourd’hui monnaie courante dans l’informatique. Les personnes intéressées recevaient toutes les deux semaines un aperçu actuel du processus et pouvaient en échange donner un précieux feedback.
C’est ainsi qu’au fil des mois, un prototype a vu le jour, montrant comment les étrangers pourront un jour parcourir seuls le processus qui les mènera, clic après clic, au bon formulaire de demande de naturalisation. Des maquettes graphiques ont été réalisées pour illustrer ce processus, c’est-à -dire des projets d’écrans sur lesquels on peut cliquer mais qui n’ont pas encore leurs fonctionnalités complètes.
La fin est un nouveau début
L’innovation est un processus qui ne s’achève jamais, un cycle mène inévitablement au suivant. Mais au bout de cette année, le prototype est prêt à être mis en œuvre et Philip Urech dit avec satisfaction : « Je crois que nous avons fait le maximum. » Il se rappelle les nombreuses réactions, critiques et suggestions des personnes impliquées. Une femme lui reste tout particulièrement en mémoire, qui était surprise de voir l’État associer la population à une telle entreprise. « On se sent vraiment prise au sérieux en tant que citoyenne », avait-elle exprimé. Que peut-on souhaiter de plus ?
Le programme Innovation Fellowship de l’administration fédérale
L’Office fédéral du personnel et le « staatslabor » encouragent l’innovation dans l’administration fédérale et ont lancé à cet effet le « programme Innovation Fellowship ».
Lionel Kapff, chef de l’unité Contrôle et recherche au SEM, a organisé la participation au programme et réussi à faire venir Philip Urech au SEM en tant qu’Innovation Fellow. Le titre original du projet présenté était : « Assistant administratif numérique pour une communication optimisée avec les citoyens et d’autres groupes cibles ». Lionel Kapff et Philip Urech ont déjà pu présenter le projet novateur d’auto-analyse en vue d’une naturalisation lors de nombreux événements (image ci-dessous). Ces premiers résultats ont permis au programme Innovation Fellowship d’être pérennisé dans l’administration fédérale.
