Fellow Philip – Innovation im SEM

Am Anfang stand die Frage: Was kann beim SEM mithilfe von gezielter Innovation innerhalb eines Jahres erreicht werden? Philip Urech, vertraut mit IT und Innovationsprozessen, war der Mann, der diese Frage beantworten sollte.

Ein Jahr reicht natürlich nicht aus, um das Rad der Migration neu zu erfinden. Wo fängt man also an? Philip Urech analysierte als erstes die vielen Bürgeranfragen, die täglich beim SEM eingehen. Rasch kristallisierte sich das Thema Einbürgerung als Kandidat für das Experiment heraus.

Ein Formular für jeden Fall

Wer sich in der Schweiz einbürgern lassen will, muss ein Gesuch stellen, das gilt für jeden und jede. Doch damit hat es sich schon fast mit den Gemeinsamkeiten. Welche Bedingungen genau erfüllt und welche Fragen beantwortet werden müssen, hängt stark von der Situation der jeweiligen Person ab. Ist sie Bürgerin eines EU- oder EFTA-Staats? Ist sie mit einem Schweizer oder einer Schweizerin verheiratet? Wie lange lebt sie bereits in der Schweiz? Wie alt ist sie? Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen lauten, ist ein anderes Formular einzureichen.

Eine Person gezielt durch all diese Fragen zu lenken, damit sie am Schluss weiss, was für sie gilt – das wurde im Lauf der Zeit zu Philip Urechs Ziel.

Iteration um Iteration um Iteration

Urech arbeitete nicht allein. Er setzte konsequent auf Innovations-Prozesse, in denen die unterschiedlichsten Menschen ihr Fachwissen und ihre Meinung einbringen konnten – sogenannte Ko-Kreation. Sowohl Fachleute des SEM, als auch betroffene Ausländerinnen und Ausländer waren beteiligt. «Wir haben dabei nichts Neues erfunden, sondern erprobte Prozesse angewendet», sagt Philip Urech. Design-Thinking. Rapid Prototyping. Agile Development. Und wie die Begriffe alle heissen. «Das wichtigste war es, Fachleute und Endanwenderinnen laufend einzubeziehen.»

Regelmässig lud Philip Urech zu «Sprint Reviews» ein – einem Instrument, das in der Informatik heute gang und gäbe ist. Interessierte Personen erhielten alle zwei Wochen Einblick in den Prozess und gaben im Gegenzug wertvolles Feedback.

So entstand im Lauf der Monate ein Prototyp, der aufzeigte, wie sich Ausländer dereinst mittels Selbst-Check durch den Prozess klicken könnten – Schritt für Schritt, bis sie am Schluss beim richtigen Gesuchsformular landen. Zur Darstellung des Prozesses dienten sogenannte Mock-Ups – also Bildschirm-Entwürfe, durch die man sich zwar klicken kann, die aber noch nicht die volle Funktionalität haben.

Am Ende steht ein neuer Anfang

Innovation ist nie ein abgeschlossener Prozess, und eine Runde führt jeweils unweigerlich zur nächsten. Doch nach einem Jahr ist der Prototyp bereit für die Umsetzung, und Urech sagt zufrieden: «Ich glaube, wir haben das Maximum herausgeholt.» Er erinnert sich an die zahlreichen Feedbacks, Kritiken und Anregungen der involvierten Personen. Besonders geblieben ist ihm eine Frau, die nicht erwartet hatte, dass der Staat die Bevölkerung in einen solchen Prozess involviert. «Hier fühle ich mich als Bürgerin wirklich ernst genommen», meinte sie. Mehr kann man sich nicht wünschen.